企业流程优化疼点
现在大部分企业都能找到运营中的很多问题,但耗费了大量资源解决了这些问题后,企业的运行效率和效益并没有明显提升,这是什么原因呢?
可能是看问题的角度出了问题
所以,为了改善企业运行情况,应该全面了解“冰山” 存在的问题,就需要结合流程管理人员的内部视角和流程客户的外部视角,去识别分析各接触点的情况,精准发现痛点问题并有效解决。
流程工作坊
1. 流程工作坊工作模式
针对企业存在的该“冰山”问题,建立了流程工作坊模式,流程工作坊通过内部流程管理人员和外部流程客户旅程发现、诊断流程问题,通过一套成熟的流程优化方法论解决流程问题,同时还会结合优化过程中的实际情况,不断调整优化流程工作坊工作的开展方式,使企业流程问题的发现和优化形成闭环。
流程工作坊: 通过组织跨部门会议,采用独特的沟通讨论与实践方式分析诊断流程,并提出解决方案,另外,因为流程工作坊的跨部门机制,可以对流程客户旅程中的一些流程细节进行补充完善,便于更加精准的识别痛点,简言之就是在流程工作坊的模式下,以流程客户旅程发现的问题为导向,对流程展开优化;
流程客户旅程: 通过流程客户的视角发现流程管理人员无法发现的问题和痛点,同时做为流程客户的体验地图,还可以验证各流程优化前后的差异情况,从而判断流程优化是否有效;
流程优化: 根据流程工作坊讨论的结果,通过IT开发、机制改造、组织结构调整等落地实施解决方案,解决痛点问题,同时可根据流程优化深入后反馈的经验,调整流程工作坊讨论方式、输入输出标准及优化颗粒度等。
2.流程工作坊“四步法”
流程工作坊就是召集流程相关部门的责任人、各流程客户、业务骨干等结合流程客户旅程对流程进行跨部门研讨,由流程管理人员提供内部视角,各流程客户提供外部视角(及流程客户旅程),通过对流程的端到端、系统化思考,细化设计出一线可执行落地的流程。
抽调流程相关部门的骨干员工、基层领导、流程客户及了解流程端到端运行的管理人员加入流程团队,取得公司领导对业务优化的授权,协同建立流程客户旅程发现内外部视角下的关键痛点问题;
流程团队对流程展开分析诊断,每个环节的输入、输出、执行标准、流程Owner、风险管控等,通过对流程端到端的穿越诊断,制定详细的流程优化实施方案;
细化实施流程方案,寻找试点单位,明确责任与分工,优化组织与机制,涉及IT开发的需注重统筹规划,制度、标准、流程只有嵌入IT,才能有效落地;
全面收集试点单位的优化前后情况,评估优化成果,总结优化经验,在确保流程落地执行有据可依、减少人为干扰、实现闭环管理的前提下,进行全面固化。
3.建立流程客户旅程
建立流程客户旅程共有六个步骤,包括定义角色、定义阶段、描述接触点、深入调研、确定摩擦点、更新解决。
定义角色
人物角色和旅程地图都是重要的战略工具,有助于深入了解客户是谁,他们需要什么,目标是什么、他们想要完成的关键任务以、当前的痛点以及他们如何在所有接触点与流程的业务互动。
描述接触点
流程中的每个与流程客户发生交互的接触点都能影响流程客户的满意度,例如在流程中登录平台的操作界面的易用性、需要帮助时流程说明书的规范性等。所以应该重点描述这些与流程客户发生接触的环节。
确定摩擦点
了解流程客户的接触点和他们的目标及期望后,再和各部门人员一起走过旅程地图的每一个阶段,并与该流程以往的实际情况进行对比,思考哪些摩擦力会出现在这个接触点,流程客户会因为这些原因降低满意度吗?一次发现一些摩擦点。
定义阶段
旅程地图通常按客户阶段进行组织。每个阶段代表了客户在整体旅程中努力实现的主要目标。要构建的客户旅程地图,是流程客户为了完成流程目标而进行的全程各阶段,而不是企业内部流程的流转步骤。
深入调研
对于旅程的每个阶段,应该尝试确定下面信息:
流程客户的目的是什么,他们想要实现什么目标?
流程客户期望这个过程是什么样的?
流程客户在这个过程中有哪些想法?
完成这些阶段需要多长时间?
更新解决
建立起流程客户地图后,一般能发现一些明显的易于改善的摩擦点,可以结合实际进行即时改善,另外,旅程地图并不是一成不变的,制作好的流程客户旅程地图还需要定期的更新和维护,并及时与该流程相关的人员、部门进行共享。
建立流程客户旅程后,将发现的问题和流程管理人员梳理的问题相结合,做为流程诊断的输入,供流程工作坊讨论解决。
4.制定流程优化方案
与其他模式相比,流程工作坊的优势是三方提供方法、工具和支撑,由企业内部人员开展具体工作,最大程度将能力内化;团队成员的讨论没有职位与部门限制、不设时间限制、没有对错之分,可以最大程度保证问题的真实性;另外,流程工作坊模式需要在有人问、有人说、有人画的条件下,输出流程文件、流程优化措施。
有人问
问工作步骤、工作内容、工作标准、输入/输出、下一环节客户是谁、不同类型的业务有何区别、耗时、风险……
有人说
由流程客户、业务骨干、接口人充分表达,没有职位限制、没有对错之分、没有时间限制
有人画
由逻辑思维强、懂流程、会画流程图的人,在讨论过程中绘制出流程图
5.优化方案的实施
流程优化方案的实施应根据诊断出问题的涵盖范围,从“点、线、面”三个层面,有针对性的展开:
6.流程优化后评估
通过“四看”评估流程落地实施成效,一看流程定义、二看流程贯通、三看流程优化的关键点、四看优化效果:
项目案例
客户经理是集客专线流程最重要的流程客户之一,但客户经理的抱怨却是最多的,这是怎么回事呢?
业务未标准化管理: 客户经理既要负责集团服务、业务拓展,又要负责签单后全程跟踪业务办理流程。
后台支撑不足: 客户经理在售前要走大量流程,但是建档慢、合同慢、标书慢、全程审批时间长,多部门分散支撑集客业务。
规范要求不统一:没有支撑人员客户经理办理后续业务办理,客户经理从发展业务到最终交付都是自己在跑。
考核机制不到位:长流程业务无法对后端部门考核。
输出2:现状问题和症结
实例:一个集团单位专线项目需完成协议签署呈批件、合同管理审批两个流程
流程1:《关于申请签署“××市公司2017-2020年××市司法局数据专线业务服务协议”的请示》
审批人次:23人次
文件流转时间:2017年3月23日——2017年3月30日,流转8天
审批涉及部门:政企部、综合部、财务部、客户响应中心
流程2:《××市公司2017-2020年××市第四小学互联网专线业务服务协议》合同审批
审批人次:40人次
文件流转时间:2017年3月14日——2017年3月29日,流转16天
审批涉及部门:政企部、综合部、财务部、客户响应中心
案例
症结3:
专线建设场景标准不明确(成本/资本),导致勘察。评审耗时较长
输出3:IT开发及试运行
【需求确定】
由项目团队成员撰写,省公司集客部统一规范和提交需求,包括功能点、报表、系统接口、UI设计等。
【统筹规划】
需求要求是一条“高速公路”可以横跨各个烟囱,订单中心系统串联CRM、ESOP、合同管理系统、OA、资管系统、电子报账系统、计划管理系统等
取消勘测审核派单环节
案例
- 前期流程: 若分公司客户经理收集到客户商机,提交报勘测需求,经市工建审核后,再派单至分公司方可安排勘测,需要等待上级部门审批;
- 优化后流程: 分公司有勘测需求,直接提交勘测单,系统直接派单至分公司专线建设负责人,由负责人安排人员进行实地查勘,查勘后给出涉及方案;
- 解决的“痛点”: 减少了审批环节,提高了工作效率,减少了客户经理等待时间,预计减少0.5天 。
减少IP审批环节,并入开通环节
- 前期流程: 分公司专线建设完成后,若需要IP,则(报建完成后)通过工作联系函的形式申请;
- 优化后流程: 若有IP需求,在开通环节(报建环节)中,在提交的开通单中明确,市公司并行完成相关工作,并在施工完成直接安排施工队配置;
- 解决的“痛点”: 减少了联系函的逐级审批环节,省去了分公司专线支撑人员与对应人员的沟通麻烦,节省约3天—4天,提高了工作效率,减少了客户“非必须等待时间” 。
并行完成相关工作
- 前期流程: 施工完成后,需在“资管录入”、“告警验证”工作完成后进行开通计费,耗时较长,影响交付;
- 优化后流程: 专线施工完成后,在专线数据制作阶段,同步要求施工队(或安排专人)进行“资管录入”及“告警验证”工作,并对相应施工队进行考核,没有在规定时间完成的,上报市公司暂停其余项目施工;
- 解决的“痛点”: 减少了“非客户必须等待时间”,通过加强分公司的内部管理,预计减少时间5天。 。